اگر گاهی اوقات از اینکه چقدر در طول روزکاری خود به موفقیت می پردازید ناامید هستید، تنها نیستید.
تحقیقات نشان می دهد که تنها ۲۶ درصد از مردم اغلب با انجام وظایفی که برای انجام آنها تعیین کرده اند، دفتر را ترک می کنند.
معمولاً احساس می کنید که مشغول بوده اید اما کار مهمی انجام نداده اید. البته، زندگی این نیست که یک ربات بهره‌وری باشید که هر ثانیه در آن بهینه‌سازی شود.
اما بیشتر ما می خواهیم در پیگیری اهداف کلیدی و حل مشکلات حیاتی احساس سازماندهی و کارآمدی داشته باشیم. اولین قدم خوب، درک اشتباهات ذهنی است که معمولاً ما را از تمرکز روی کار معنادار و به پایان رساندن آن بازمی‌دارند. در اینجا به پنج مورد رایج اشاره می کنیم:
میزان زمانی که در یک روز معمولی تمرکز دارید را بیش از حد برآورد می کنید.
پروژه های خلاقانه بلندمدت، تفکر استراتژیک و ایجاد مهارت و روابط نیازمند تمرکز است.
آسان است که خوش بینانه فکر کنید که تمام روز یا حتی چندین ساعت برای آن نوع کار وقت دارید و متعاقباً اولویت های خود را بر اساس آن فرض برنامه ریزی کنید.
با این حال، برای بسیاری از ما، جلسات، ایمیل، Slack، تماس‌های تلفنی و «سوالات سریع» بخش قابل‌توجهی از وقت ما در دفتر را می‌گیرد. داده‌های جمع‌آوری‌شده از اپلیکیشن ردیابی زمان RescueTime نشان می‌دهد که افراد در طول روز کمتر از یک ساعت و ۱۲ دقیقه زمان بدون وقفه دارند.
اگر زمان محدودی را که برای کار متمرکز در اختیار دارید تصدیق کنید، می‌توانید با وسواس بیشتری اولویت اصلی خود را انتخاب کنید و از خود در برابر حواس‌پرتی برای دوره‌های خاص محافظت کنید.
هنگامی که ۶۰ تا ۹۰ دقیقه در دسترس دارید، سعی کنید روی اهداف تصویر بزرگتر خود تمرکز کنید (هرچقدر که ممکن است تمرکز روی کارهای روزمره حساس تر به زمان وسوسه انگیز باشد).
همچنین به یاد داشته باشید که حتی آن پروژه‌های پیچیده و مهم معمولاً دارای وظایف مدیریتی هستند (مثلاً جستجوی یک مرجع هنگام نوشتن کتاب) که به تمرکز یا خلاقیت زیادی نیاز ندارند.
به‌عنوان راه‌حلی برای داشتن زمان محدود برای کارهای سخت‌تر، آنها را شناسایی کنید و آنها را در ۱۵ دقیقه خالی بین جلسات یا دوره‌های رایگان طولانی‌تری که در طی آنها مشکوک هستید که وقفه‌ای ایجاد شود، در نظر بگیرید.
روش های ثابت شده و پایداری که خیلی خسته کننده یا خیلی ساده به نظر می رسند را نادیده می گیرید.
اگر از تکنیک های خودیاری بهره وری زیادی استفاده می کنید، احتمالاً با بسیاری از مفاهیم اصلی روانشناسی شناختی-رفتاری آشنا هستید.
به عنوان مثال، اگر شما “نیت های اجرایی” را داشته باشید، به احتمال زیاد این کار را دنبال خواهید کرد.
این شامل برنامه ریزی زمان و مکان انجام یک کار و چگونگی غلبه بر موانعی است که با آن روبرو خواهید شد.
به همین ترتیب، ممکن است قبلاً در مورد اینکه چگونه میتوان تصمیم‌هایی که در یک روز می‌گیرید ، خستگی ذهنی شما را کاهش می‌دهد و قدرت اراده شما را بهبود می‌بخشد، خوانده باشید.
برای هر یک از پروژه های مهم خود، اقدام بعدی خود را تعریف کنید و هر چیزی را که برای تکمیل آن نیاز دارید، آماده و آماده انجام دهید.
به عنوان مثال، اگر می خواهید از خود در حال تمرین یک سخنرانی بزرگ فیلم بگیرید، فضایی را که قصد استفاده از آن را دارید تنظیم کنید، یک دقیقه ضبط آزمایشی انجام دهید و مطمئن شوید که فضای خالی کافی در دستگاه ضبط خود دارید. اگر این نوع موانع عملی را برای شروع از بین ببرید، آنها به زمان متمرکز شما کمک میکند.
اگر دوست دارید خود را فردی خاص یا منحصربه‌فرد ببینید، ممکن است متوجه شوید که راه‌حل‌های ساده با آن سازگار نیستند، زیرا دوست ندارید خودتان را مانند بقیه ببینید. این یک تله است. مطمئن شوید که از استراتژی‌های کسل‌کننده، اما آسان و اثبات‌شده، به هر شکلی که می‌توانید استفاده کنید. در به کارگیری خلاقانه ایده‌های ساده به جای جستجوی ایده‌های پیچیده بهتر عمل کنید
شما در مورد تغییر به شیوه ای همه یا هیچ فکر می کنید.
ما اغلب گمان می کنیم که تغییر عادت به بهره وری ما کمک می کند، اما از نظر روانی در برابر انجام آن مقاومت نشان می دهیم.
برای مثال، ممکن است باور داشته باشید که خواب بیشتر به بهره‌وری شما کمک میکند، اما در توصیه‌هایی که در مورد زود به رختخواب رفتن توصیه می‌کنید، خوب هستید.
به جای پافشاری در مورد چیزی که در برابر آن احساس مقاومت می کنید، به دنبال تغییراتی باشید که مایل به ایجاد آن هستید که به نظر مهم نیست.
خودکار کردن چراغ‌های خانه‌تان برای کم‌نور شدن (یا قرمز شدن)، استفاده از فیلترهای نور آبی در دستگاه‌هایتان، یا صرف ۳۰ دقیقه آخر روز کاری برای برنامه‌ریزی روز بعد (ایجاد یک انتقال)، ممکن است به شما کمک کند زمان مورد نظرتان را بدون زحمت تغییر دهید. ۱۰-۱۵ دقیقه زودتر بخوابید
با این حال، اگر فکر می‌کنید باید دو ساعت زمان خواب خود را تغییر دهید یا هیچ چیز، یا فقط روی این واقعیت تمرکز کرده‌اید که نمی‌خواهید خوابیدن با تلفن خود را رها کنید، هیچ تغییری در این مورد ایجاد نخواهید کرد.
همه بردهای آسانی را که باعث مقاومت روانی شما نمی شود جمع آوری کنید. هنگامی که با موفقیت یک تغییر ساده ایجاد می کنید، تمایل شما برای ایجاد تغییرات دیگر احتمالاً به طور طبیعی گسترش می یابد.
شما فراموش می کنید که چگونه کارهای تکراری اما نادر انجام دهید.
اگر یک کار را روزانه انجام می دهید، احتمالاً یک فرآیند کارآمد برای انجام آن دارید.
اگر این کار را یک یا چند بار در سال انجام دهید، ممکن است این کار را نکنید.
در The Healthy Mind Toolkit، در مورد اینکه چگونه هر بار که نیاز به تمیز کردن درام چاپگرم داشتم، حداقل ۱۰ دقیقه را صرف یافتن دستورالعمل‌های آنلاین برای نحوه انجام آن می‌کردم، نوشتم. اکنون این دستورالعمل‌ها را در ایمیلی برای خودم در زیر عنوان «چگونه درام چاپگر را تمیز کنیم» ذخیره کرده‌ام، بنابراین دیگر مجبور نیستم تمام مراحل پیدا کردن شماره مدل چاپگرم و جستجوی آن را طی کنم.
پس از اتمام هر فرآیندی که باید در آینده تکرار کنید، دستورالعمل‌هایی را برای کارآمدترین روش برای انجام آن بنویسید و آنها را در مکانی به راحتی قابل جستجو ذخیره کنید.
شما هزینه های نشت زمان/انرژی کوچک را دست کم می گیرید.
صرف کمی زمان در اکثر روزها برای پروژه‌های مهم اما نه فوری و یا بهبود مهارت‌هایتان اغلب برای افزایش چشمگیر نتایج کلی شما در مقایسه با عدم صرف وقت کافی است.
از طرف دیگر، نشت زمان و انرژی کوچک می‌تواند تأثیر منفی بزرگ‌تری نسبت به آنچه مردم تصور می‌کنند داشته باشد. ده دقیقه ای که صرف جستجوی کلیدها می کنید یا به ایمیلی پاسخ می دهید که نیازی به پاسخ فوری ندارد، به خودی خود بی اهمیت است. با این حال، بسیاری از این موارد می توانند جریان شما را مختل کنند، حس منفی هویت را تقویت کنند و به طور کلی انرژی شما را کاهش دهند
هنگامی که سیستم هایی ایجاد می کنید (به عنوان مثال، کاهش تصمیمات غیر ضروری، ساده کردن و ساده کردن وظایف، دسته بندی، خودکارسازی، برون سپاری یا استفاده از چک لیست) که به نشت زمان/انرژی کوچک رسیدگی می کند، مزایای شفافیت ذهنی را از انجام این کار تجربه خواهید کرد که به مراتب از صرفه جویی در زمان پیشی می گیرد. .
در حالی که نکات این مقاله همه مشکلات بهره‌وری شما را حل نمی‌کند، اما می‌تواند به شما فرصت بهتری برای انجام مهم‌ترین کارها بدهد.
