در محیط تجاری پرسرعت و پیچیده امروزی، تقویت همکاری در سیلوهای سازمانی، چه بین تیمها، بخشها یا دفاتر منطقهای مختلف، دیگر یک امر تجملی نیست – یک ضرورت است. برای بهبود عملکرد، باز کردن قفل نوآوری، و سرعت بخشیدن به هماهنگی کلیدی است.
هم در تحقیقات و هم درعمل بر اهمیت مشارکت کارکنان در شکستن سیلوها تاکید می کند. این افراد که بهعنوان «آیندههای مرزی» یا «کارگزاران شبکه» شناخته میشوند، اغلب فراتر از نقشهای رسمی خود میروند تا شکافها را بین افراد و واحدهای جداشده در یک سازمان پر کنند و جریان ایدهها، اطلاعات و منابع را تسهیل کنند.
تحقیقات همچنین نشان میدهد که مشارکت در این فعالیتها میتواند باعث ارتقای شغل کارکنان شود، زیرا آنها در معرض اطلاعات استراتژیک و بینش منحصربهفردی از بخشهای مختلف سازمان هستند.
با این حال، تحقیقات اخیر ما خطرات کمتر آشکار و در عین حال مهم مرتبط با هماهنگی سیلوهای متقابل را آشکار می کند. در میان دادههای میدانی، نظرسنجیها و آزمایشهایی که شامل بیش از ۲۰۰۰ بزرگسال شاغل در دو کشور بود، شواهدی یافتیم که نشان میدهد مشارکت در همکاری در سیلوها و بهویژه نقش واسطهای بین افراد متفاوت در یک سازمان میتواند منجر به افزایش سطوح فرسودگی شغلی و رفتارهای اجتماعی منفی شود.
هزینه های نادیده: بار شناختی و فشار عاطفی
در حالی که تحقیقات گذشته بسیاری از مزایای گستره مرزی را مستند کرده است، ما مشکوک بودیم که افرادی که در سیلوها همکاری می کنند ممکن است با سطوح بالاتری از نیازهای شناختی و عاطفی روبرو شوند که می تواند منجر به سطوح بالاتر فرسودگی شغلی شود. ما همچنین میخواستیم بفهمیم که آیا فرسودگی و فرسودگی شغلی که آنها با آن مواجه شدهاند ممکن است منجر به رفتار توهینآمیز با دیگران شود یا خیر.؟
ما یک رویکرد چند وجهی را برای آزمایش ایدههای خود به کار گرفتیم. اول، ما یک مطالعه میدانی در دانشگاهی در آمریکای جنوبی انجام دادیم. ما تبادل ایمیل بین کارمندان را جمع آوری کردیم تا نحوه و میزان همکاری آنها را در سیلوها اندازه گیری کنیم.
این ایمیلها برای حذف هرگونه اطلاعات شخصی در مورد فرستندهها و گیرندگان، بینام شدند. ما همچنین فرسودگی شغلی و میزان پرخاشگری آنها را با استفاده از یک نظرسنجی اندازه گیری کردیم.
در مطالعه دوم، ما نمونهای از کارمندان ایالات متحده را در طیف وسیعی از سازمانها در صنایع مختلف مورد بررسی قرار دادیم. ما از آنها خواستیم که در مورد رفتار خود هنگام همکاری در سیلوها و بعداً در مورد فرسودگی شغلی و رفتارهای توهین آمیز خود با دیگران گزارش دهند.
در مطالعه سوم، آزمایشی را انجام دادیم که شرکتکنندگان را در سناریوهایی قرار دادیم که نشان دهنده راههای مختلف همکاری در سیلوها بودند و تأثیر آنها را بر فرسودگی شغلی گزارش شده و رفتار سوءاستفاده کننده اندازهگیری کردیم.
در سراسر مطالعات، ما سطوح متوسطی از رفتارهای توهین آمیز مرتبط با محل کار را اندازه گیری کردیم، مانند بی ادبی با دیگران، اظهار نظرهای منفی، تضعیف دیگران و سرکوب کردن آنها.
در طول این سه مطالعه، ما تشخیص دادیم که درگیر شدن در همکاریهای متقابل سیلوها، بهویژه زمانی که افراد را در سیلوها از هم دور نگه میدارند (چه از نظر فیزیکی و چه از نظر ارتباطی) فرسودگی شغلی را افزایش میدهد.
این افزایش در فرسودگی شغلی به دلیل نیازهای شناختی و عاطفی اضافی این فعالیت ها است. هنگام مشارکت در همکاریهای بین سیلویی، کارمندان باید اطلاعات و دیدگاههای پیچیده و اغلب متناقضی را از منابع مختلف مدیریت کنند و آنها را برای ایجاد ارزش برای کار و سازمانشان با هم هماهنگ کنند.
آنها اغلب با انتظارات متفاوت یا هنجارهای گروهی مواجه می شوند و برای پیشرفت در کار خود نیاز دارند با آنها سازگار شوند. علاوه بر این، در حالی که سیلوها را خراب میکنند و همکاریها را تسهیل میکنند، اغلب افراد کنترل محدودی بر کار همکاران خود دارند.
مورد فرضی Nilam، مهندس سیستم موتور در یک راه اندازی موفق را در نظر بگیرید که به طور کلی بر اساس طیف وسیعی از مصاحبه های غیررسمی است که ما با مدیران انجام داده ایم. نیلام با دو همکار از تیمهای مختلف کار میکند: جون، یک بازاریاب، و رایلی، یک رهبر تولید. در یک پروژه خاص، نیلام در همان ابتدا به دنبال دیدگاههای خود در طراحی موتور جدید کممصرف شرکت بود.
در حالی که نیلام در ابتدای کار با هر دوی آنها هیجان زده بود، تقاضاهای مرتبط با این تعاملات به زودی طاقت فرسا شد. جون از موتوری با توان متراکم حمایت می کرد که تحقیقات بازار نشان می دهد تقاضای آن زیاد است. از سوی دیگر، رایلی در مورد محدودیت های تولید و هزینه چنین موتور جدیدی نگران بود: افزایش چگالی توان آن ممکن است به معنای هزینه های تولید بالاتر باشد، حتی به راندمان سوخت آسیب برساند.
بار شناختی افزایش یافت زیرا نیلام سعی کرد این الزامات متناقض را از طریق جلسات جداگانه پشت سر هم با جون برای بحث در مورد ترجیحات مشتری و با رایلی برای پرداختن به هزینههای تولید تطبیق دهد. هر جلسه با فهرستی از آیتمهای اکشنی که نیلام باید در طراحی موتور گنجانده میشد، به پایان میرسید و به حجم کاری آنها اضافه میکرد.
علاوه بر این، نیلام با چالش انطباق با هنجارهای گروهی مختلف مواجه شد. جون بهعنوان یک بازاریاب، تمام تلاش خود را برای تصمیمگیری سریع و تکرارهای سریع داشت. با این حال رایلی از پروتکل های سختگیرانه تیم سازنده خود پیروی کرد و روشمند و ریسک گریز بود. مدیریت این رویکردهای متضاد برای نیلام استرس زا بود و به مرور زمان بر سلامت روان آنها تأثیر گذاشت.
تحقیقات ما همچنین نشان میدهد که سطح بالاتری از آچارهای مرزی فرسودگی شغلی مانند تجربه Nilam میتواند تأثیرات سرریزی بر روی همکاران آنها داشته باشد زیرا احتمال درگیر شدن در رفتار پرخاشگرانه یا توهین آمیز را افزایش میدهد. احساس خستگی و غرق شدن می تواند منجر به اظهارنظرهای ناگهانی یا تحقیرآمیز، نمایش بی حوصلگی و همچنین مستعد شدن بیشتر برای درگیری شود. همه اینها تهدیدی جدی برای نقش حیاتی آچارهای مرزی در تقویت همکاری متقابل سیلوها در سازمان است.
راه حل: پشتیبانی سازمانی برای ارتباط و بازیابی
بنابراین، سازمانها چه کاری میتوانند انجام دهند تا تعامل مهم فرامرزی را بدون خسته کردن کارکنان خود تشویق کنند؟ ما سه استراتژی اصلی را پیشنهاد می کنیم.
به طور استراتژیک همکاری متقابل سیلوها را در نقشهای رسمی یکپارچه کنید.
برخی از کارکردهای درون سازمانها از نظر ساختاری برای مشارکت بیشتر در همکاریهای متقابل سیلوها قرار دارند، برای مثال مدیریت پروژه، فروش و بازاریابی و مدیریت منابع انسانی. اولین قدم برای کاهش فرسودگی ناشی از همکاری متقابل سیلوها، شناخت رسمی نقش آنها در ایجاد پل ارتباطی با مخاطبین و تیمهای مختلف در شرح شغل، حجم کاری و ارزیابی عملکرد آنهاست.
به عنوان مثال، در مورد Nilam، این به معنای درگیر شدن سهامداران کلیدی از بازاریابی و تولید به عنوان بخشی از شرح شغل و مسئولیتهای مهندس سیستم موتور، همراه با توسعه اهداف خاص مرتبط با این نقش مرزی است.
به رسمیت شناختن این فعالیت ها به عنوان بخشی از نقش نیلام، تصدیق صریح خواسته هایی است که این نقش در پی دارد. همین مورد برای شغل جون و رایلی نیز صدق میکند، به طوری که بازاریابان و مدیران تولید انتظار دارند با افراد تیمهای مختلف همکاری کنند.
آنچه در اینجا بسیار مهم است این است که اطمینان حاصل شود که کار انجام شده توسط آچارهای مرزی به رسمیت شناخته شده است و انتظارات روشنی برای نقش ضروری آنها به عنوان همکار متقابل تیمی و کارکرد متقابل، علاوه بر نقش های عملکردی آنها وجود دارد.
منابع کافی را فراهم کنید.
فرسودگی شغلی اغلب ناشی از عدم تطابق بین خواسته های شغلی و منابع در دسترس یک کارمند است. این موضوع برای کسانی که به طور غیررسمی وظیفه همکاری متقابل سیلو را بر عهده میگیرند، حادتر میشود، زیرا با بارهای شناختی و عاطفی اضافی مواجه میشوند، بدون اینکه لزوماً حمایت بیشتری برای مدیریت مؤثر این چالشها دریافت کنند.
بنابراین، نه تنها به رسمیت شناختن رسمی نقش افراد در همکاری بین سیلوها، بلکه همچنین تجهیز و آماده سازی آنها با منابع سازمانی کافی بسیار مهم است. این منابع شامل ابزارهای فناورانه ضروری برای همکاری و شاید مهمتر از آن، برنامه های آموزشی جامع در زمینه هایی مانند ارتباطات، مذاکره، حساسیت فرهنگی و مدیریت پروژه است.
علاوه بر این، با توجه به شواهدی مبنی بر اینکه شناخت و انگیزهها میتوانند تأثیر منفی فرسودگی شغلی را کاهش دهند، ارائه پاداش برای دستاوردها در همکاری متقابل سیلو میتواند انگیزه و شناخت بیشتری را فراهم کند.
به عنوان مثال، معرفی یک جایزه «قهرمان همکاری متقابل»، همراه با یک جایزه مالی، برای شناسایی افراد یا تیمهایی که در همکاریهای متقابل سیلو بین بخشها یا مکانهای جغرافیایی مختلف برای ارتقای کیفیت کار یا تبادل دانش برتری دارند، در نظر بگیرید. با حصول اطمینان از اینکه کارکنان هم به خوبی مجهز هستند و هم به این شیوه شناخته می شوند، سازمان ها می توانند به طور قابل توجهی خطر فرسودگی شغلی را کاهش دهند و محیط کار سالم تر و مولدتری را پرورش دهند
سازوکارهای چند وجهی بررسی را توسعه دهید و فرصت هایی را برای رهایی از آن فراهم کنید.
با توجه به ماهیت سختگیرانه همکاریهای متقابل سیلوها – چه غیررسمی و چه رسمی – درگیر شدن در فعالیتهای مرزی میتواند منجر به فرسودگی شغلی در میان کارکنان شود. بنابراین، برای سازمانها و مدیران بسیار مهم است که تشخیص دهند که چه زمانی آچارهای مرزی کلیدی آنها بارگذاری میشود و به آنها کمک میکنند تا به طور منظم درگیر شوند.
تشخیص فرسودگی شغلی در کارکنان نیازمند رویکردی چندوجهی است که ارتباط مستقیم را با مشاهده ترکیب می کند تا بازخورد و پشتیبانی ارائه دهد.
اول، مدیران میتوانند فعالانه از بررسیهای یک به یک خود برای درک چالشهای پیش روی آچارهای مرزی استفاده کنند.
دوم، مشاهده تغییرات در عادات کاری، مانند کاهش ناگهانی بهره وری یا افزایش غیبت، می تواند نشانه فرسودگی شغلی باشد.
علاوه بر این، از آنجایی که فرسودگی شغلی اغلب در رفتار پرخاشگرانه نسبت به دیگران ظاهر می شود، برای مدیران مهم است که اگر اعضای تیم به طور ناگهانی پرخاشگرانه یا توهین آمیز رفتار کنند، هوشیار باشند.
سوم، نظرسنجیهای ، که معمولاً دادههای مربوط به وضعیت فعلی ذهنی، حجم کاری و رفاه کارکنان را جمعآوری میکند، میتواند راه دیگری برای تشخیص علائم فرسودگی شغلی در آچارهای مرزی باشد.
در نهایت، از آنجایی که خواستههایی که افرادی مانند نیلام با آنها مواجه میشوند، بهطور غیررسمی در خارج از حوزه نفوذ رسمی مدیرشان رخ میدهند، اغلب فقط تا حدی قابل مشاهده هستند. از این رو، برای کمک به جدا شدن آچارهای مرزی، سازمانها میتوانند فرهنگ محیط کار گستردهتری را پرورش دهند که بر اهمیت استراحت و زمان بهبودی تأکید میکند و رهایی کامل از کار را در طول عصر یا آخر هفته مشروع میسازد. به عنوان مثال، اینکه رهبران پاسخ ها (یا سوالات) خود را تا روز کاری بعدی به تعویق می اندازند، نشان می دهد که در ساعات غیر کاری نیازی به پاسخ فوری نیست.
. . .
همکاری متقابل سیلوها یک شمشیر دولبه در محل کار مدرن است. در حالی که به طور غیرقابل انکاری به عنوان یک کاتالیزور برای هماهنگی و نوآوری سریع عمل می کند، می تواند بر رفاه افرادی که در آن مشارکت دارند تأثیر منفی بگذارد. خبر خوب این است که سازمانها میتوانند رویکردی چندوجهی برای حمایت از کارکنان مرزی خود اتخاذ کنند.
اتخاذ این رویکردها نیازمند تلاش و زمان در هر دو سطح سازمانی و فردی است. با این حال، ما معتقدیم که این یک سرمایه گذاری ارزشمند است، نه تنها برای پرداختن به خطر فرسودگی کارکنان در همکاری بین سیلوها، بلکه برای پرورش اکوسیستم محل کار که سالم تر است و برای موفقیت بلندمدت مساعدتر است.
