منبع عمده استرس برای بسیاری از انسان ها این احساس فراگیر است که هرگز وقت کافی نداریم. در پاسخ ، بسیاری از ما به مدیریت زمان روی می آوریم. ما سعی می کنیم جلسات یک ساعته را در دو سرعت نیم ساعته تحت فشار قرار بر گدار و یا کارهای کمتری را در تقویم خود جای دهیم تا زمان غیرمولد را به حداقل برسانیم.

و با این حال ، به طور متناقضی ، مدیریت زمان ، اغلب به جای کاهش استرس ، استرس ما را افزایش می دهد. هرچه کارآمدتر می شویم ، کارهای بیشتر جا می گذاریم و فشار بیشتری را احساس می کنیم. وقتی احساس خستگی می کنیم ، بهتر است با مراجعه به دلایل اصلی خدمت : حجم عظیم وظایف ، تصمیمات و عوامل حواس پرتی را کاهش دهیم.

دام مدیریت زمان

حرکت به کار از راه دور در پی شروع همه گیری Covid-19 یک آزمایش طبیعی جالب ارائه داد که پارادوکس مدیریت زمان را نشان می دهد. بیش از سه چهارم مردم گزارش می دهند که کار در خانه باعث صرفه جویی در وقت آنها می شود ، این امر معمولاً مربوط به مسافرت و سفرهای تجاری است و حدود نیمی از کارگران از راه دور گزارش می دهند که بهره وری بالاتری دارند.

با وجود این صرفه جویی در زمان و سودآوری و گزارش های ارائه شده ، داده های شرکت نرم افزاری سازمانی Atlassian نشان می دهد که متوسط ​​روز کاری در سراسر جهان ۳۰ دقیقه کامل افزایش یافته است – برعکس آنچه انتظار می رود با افرادی که وقت خود را با بهره وری بیشتر استفاده می کنند. با تشدید این مسئله ، ۳۰ دقیقه کار اضافی در اوقات فراغت شب انجام می شود.

مدیریت زمان به ما قول می دهد که اگر کارآیی بالاتری داشته باشیم ، می توانیم فضایی را برای راحتی همه کارها فراهم کنیم. و با این حال ، مدیریت زمان مانند حفر سوراخ در ساحل است: هرچه چاله بزرگتر باشد ، آب بیشتری برای پر کردن آن هجوم می آورد. در دنیایی از تقاضاهای بالقوه نامحدود ، آزاد کردن یک ساعت در تقویم شما شبیه به خاموش کردن سیگنال است که ظرفیت شما را برای پرش روی پروژه دیگری یا به عهده گرفتن نقش دیگری اعلام می کند.

این بدان معنا نیست که مدیریت زمان هیچ ارزشی ندارد. بهره وری مهم است. اما در دنیایی که فرسودگی شایع است ، ما به جای اینکه به راحتی آن را سازگار کنیم ، به راهکارهایی برای از بین بردن حجم نیاز داریم. برای فرار از دام می توانید سه کار انجام دهید :

۱٫کاهش حجم وظایف

کارهایی که انجام می دهند یک توافق نامه است: “من به روزرسانی بودجه جلسه هفته آینده را انجام می دهم” ، “من در راه خانه چیزی برای شام انتخاب می کنم” یا “بعدا امشب عرشه پاورپوینت به روز شده را برای شما ارسال می کنم. “
به محض اینکه توافق انجام شود ، ایجاد فشار برای تحویل آغاز می شود. اگر مجبور به شکستن یا مذاکره مجدد در مورد توافق باشیم ، فشار اضافی یک گفتگوی چالش برانگیز و گناه ناامید کردن کسی را اضافه می کنیم.

برای کاهش فشار از میزان کار ، خط را از بالا نگه دارید تا بعداً مجبور به مذاکره مجدد شوید. نحوه نگه داشتن خط به این بستگی دارد که دسته کارهایی که انجام می دهید به دلیل وظایفی که به شما محول می شود رشد کند یا وظایفی را که انتخاب می کنید انجام دهید.

برای کارهایی که به شما محول شده است ، از نظر اولویت ها فکر کنید نه زمان. هنگامی که یک شخصی از شما می خواهد کاری را انجام دهید ، ممکن است خیلی ناگهانی پاسخ دهید با پاسخ “من وقت آن را ندارم”. در عوض ، سوال کنید: “کجا می خواهید من این را در برابر x ، y و z اولویت قرار دهم؟” این دو چیز را به دست می آورد. اول ، مسئولیت اولویت بندی بر عهده خودشخص قرار می گیرد ، نه شما. دوم ، این مبادله را از یک گزینه باینری به یک بحث مشترک در مورد مهمترین موارد تغییر می دهد.

برای وظایفی که در نظر دارید که باید انجام بدهید ، ابتدا تقویم را مسدود کنید. ما غالباً خود را غرق می کنیم زیرا بیش از حد به ظرفیت خود ، خوش بین هستیم. ما به تقویم خود نگاه می کنیم ، کمی روشنایی روز را می بینیم و فکر می کنیم ، “خوب ، من احتمالاً می توانم این کار را برای جمعه انجام دهم.” و سپس جمعه فرا می رسد ، و – اینک – ما باید دوباره مذاکره کنیم.

چالش این است که تقویم شما معمولاً ادعاهایی راجع به زمان شما نشان می دهد که شامل کار همزمان است (وظایفی که همزمان با دیگران انجام می دهید): جلسات ، تماس های تلفنی ، گفتگوی قهوه و غیره.

کارهای شما لیستی موازی از توافق نامه ها با افراد دیگر برای کارهای ناهمزمان است (وظایفی که خودتان انجام می دهید و نه در زمان واقعی با دیگران انجام می دهید) که ادعای وقت شما را دارد. راه حل؟ تقویم و لیست کارها را با مسدود کردن زمان تقویم برای هر یک از کارهای خود ادغام کنید. با دیدن یک دید کامل از تعهداتی که متعهد شده اید ، می توانید ظرفیت واقعی خود را قبل از موافقت با مسئولیت های بیشتر مشاهده کنید.

۲- جایگزینی تصمیمات با اصول

سال گذشته ما ، با رژه بی پایان تصمیمات مشخص شده است: آیا من بچه هایم را به مدرسه می فرستم؟ آیا می توانم به والدینم سر بزنم؟ آیا بازگشت به دفتر کار ایمن است؟ مواجهه مداوم با تصمیمات با پیامدهای مهم و اطلاعات ناقص می تواند منجر به چیزی شود که دانشمندان آن را بیش از حد شناختی می نامند ،

که در آن خواسته های کار ذهنی که برای انجام آن باید انجام دهیم ، از توانایی های ما پیشی می گیرد. اضافه بار شناختی احتمال خطای شما را افزایش می دهد و به میزان قابل توجهی در احساس خستگی موثر است.

شما می توانید با جایگزینی تصمیمات با اصول ، بار شناختی خود را کاهش دهید. به عنوان مثال ، علم مدیریت کاهش وزن به ما می گوید که گفتن “من بعد از ۷ عصر نمی خورم” بسیار موثرتر از این است که “من میان وعده خود را بعد از ۷ بعد از ظهر محدود می کنم” دومی تعداد نامحدودی از تصمیمات بعدی: «آیا می توانم این فنجان ماست را بخورم؟ یک قطعه میوه چطور؟ ” اصل مطلق نداشتن غذا بعد از ساعت ۷ عصر یکبار و برای همیشه در را می بندد. تصمیمات ناپدید می شوند.

تیم فریس ، نویسنده و پادکست موفق ، این را “یافتن یک تصمیم که ۱۰۰ تصمیم را حذف می کند” می داند. از نظر فریس ، این به معنای ایجاد اصول خواندن ،هیچ کتاب ، تازه منتشر شده در سال ۲۰۲۰ بود. او را از شر صدها تصمیم کتاب به کتاب.

استیو جابز تصمیم گرفت هر روز همان لباس را بپوشد ، تا خستگی تصمیم گیری برای انتخاب لباس هر روز صبح برطرف شود. جان مکی ، مدیر عامل شرکت کانادایی شرکت جستجوی اجرایی Heidrick & Struggles ، اصل عدم ملاقات در روزهای جمعه را تنظیم کرد. او پس از ناتوانی در محافظت از وقت برای کار عمیق از طریق تصمیمات فردی که جلسات را قبول یا رد کرد ، یک روز در هفته ایجاد کرد که در آن می تواند تمرکز کند.

۳٫برای به حداقل رساندن عوامل حواس پرتی ، از ساختاراتفاده کنید ، نه قدرت

حواس پرتی ما را از انجام وظایف و مهمترین تصمیمات دور می کند. عوامل حواس پرتی به ویژه باعث ایجاد فشار و احساس خستگی می شوند زیرا مانع از این می شوند که احساس کنیم در مقابل منابع فشار در حال پیشرفت هستیم.
وقتی می خواهید از اراده برای خاموش کردن حواس پرتی ها مانند رسانه های اجتماعی استفاده کنید ، خود را در مقابل ارتشی از بزرگترین ذهن های نسل ما قرار می دهید. آنها بی وقفه بر روی چگونگی سو to استفاده از آنچه رئیس جمهور بنیانگذار فیس بوک ، شان پارکر ، “آسیب پذیری در روانشناسی انسان” می نامد ، متمرکز شده اند تا تکه ای از توجه شما را بدزدند. وقتی نوبت به حواس پرتی می رسد ، ساختار هر بار قدرت اراده را می زند.

چندین رهبر که در تجارت با آنها کار کرده ام دوره هایی را در طول روز ایجاد کرده اند که در آنها Wi-Fi لپ تاپ خود را خاموش و روشن می کنند تا تمرکز کنند. دیگران جلسات ۳۰ دقیقه ایستاده ایجاد کرده اند که در طی آن تیم آنها می تواند برای پاک کردن س questionsالات و جهت گیری در آن شرکت کند. این مسئله به طور چشمگیری تعداد افرادی را که می پرسند “آیا می توانم پنج دقیقه شما را بگیرم” کاهش داده است؟ در طول روز.

مدیر عامل سابق Deloitte ، کاتی انگگلبرت ، برنامه ریزی جلسات پشت سر هم را حذف کرد. در عوض ، او به دستیار خود اجازه داد ۱۰ دقیقه برای آنچه SMOR نامیده بود – لحظه های کوچک تأمل ، فاصله بگذارد. این وقفه سریع برای بهبودی باعث شد که او در پایان جلسات به دلیل آنچه در آینده قرار دارد یا برگزاری جلسه قبلی به جلسه فعلی ، منحرف نشود.

در همه این موارد ، راه حل این نیست که کارآمدتر باشید تا وظایف بیشتر ، تصمیمات بیشتر و عوامل حواس پرتی بیشتر را در خود جای دهید. ضرورت واضح است: ساده سازی. تعداد وظایفی را که به عهده می گیرید کاهش دهید ، تصمیمات را با اصول جایگزین کنید و ساختار را برای از بین بردن حواس پرتی ایجاد کنید.