تصور کنید: یک روز صبح از خواب بیدار می شوید و سرتان با وحشت از روی بالش می افتد. گزارشی که مدت‌ها در انتظارش بودید – به آرامی – تا سه روز دیگر ارائه می‌شود.
زمانی که می نشینید تا گزارشی تهیه کنید که احتمالاً انتظارات همه را برآورده نمی کند، عرق سردی روی پوست شما می نشیند. قطعا برای کار روی این موضوع به زمان بیشتری نیاز دارید. شما تصور می‌کنید که رئیستان سرش را تکان می‌دهد، دست‌هایش را به‌خاطر نارضایتی روی هم جمع کرده و خم می‌شود.
اوه چطور اجازه دادی این اتفاق بیفتد؟
اکنون این را تصور کنید: تاریخ سررسید یک ماه آینده است.
شما خیلی زمان بیشتری دارید چه آرامشی – و اکنون می توانید در آن بخوابید!
اما صبر کن قبل از اینکه دکمه چرت زدن را فشار دهید و اجازه دهید سطح کورتیزول شما پایین بیاید، باید به این پدیده مخرب شغلی برسید – در غیر این صورت محکوم به تکرار آن خواهید بود.
مغالطه برنامه ریزی
هیچ کس عمداً به فکر پروژه جدیدی نمی‌افتد که طبق برنامه پیش نمی‌رود – و با این حال بارها و بارها اتفاق می‌افتد. چرا بسیاری از ما در این دام گرفتار می شویم؟
تصورات ما از زمان در دسترس، توانایی‌هایمان و هر مانعی که ممکن است به آن برخورد کنیم، بسیار منحرف است. این پدیده ای به نام مغالطه برنامه ریزی است و برای متخصصان در همه سطوح و در هر شغلی اتفاق می افتد.
مغالطه برنامه ریزی با خیالبافی شروع می شود. تأخیرهای جزئی (یا حتی عمده) در نظر گرفته نمی شوند. به تعویق انداختن کار در ابتدا فاجعه آمیز به نظر نمی رسد. اما از آنجایی که تمایل داریم مدت زمان انجام یک کار را دست کم بگیریم، همراه با ریسک‌های مرتبط و هزینه‌های پیش‌بینی نشده، ناخواسته خود را در سناریوهای آخرین لحظه یا بدتر از مهلت‌های گذشته قرار می‌دهیم.
تحقیقات نشان می دهد که ما اغلب زمان و موانع موجود در انجام یک کار را دست کم می گیریم، حتی زمانی که مستقیماً با تجربیات گذشته ما در تضاد باشد. این را می توان با تعصب خوش بینی ما توضیح داد – تمایل طبیعی ما به این باور که آینده به نحوی بهتر از گذشته خواهد بود.
هر دو اصطلاح (“اشتباه برنامه ریزی” و “سوگیری خوش بینی”) توسط روانشناسان دانیل کانمن و آموس تورسکی در سال ۱۹۷۹ ابداع شد که کار آنها باعث ایجاد زمینه اقتصاد رفتاری شد. در سال ۲۰۰۲، کانمن جایزه یادبود نوبل در علوم اقتصادی را برای تحقیقات خود دریافت کرد. (تورسکی درگذشت و این جایزه پس از مرگ اهدا نمی شود.)
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مغالطه برنامه ریزی، میزان فراگیر بودن آن، و چگونگی غلبه بر آن، با محققین متخصص فیلیپوس پاپاکونستانتینو (مدرسه بازرگانی، کینگز کالج لندن) و جاناتان پارکر (مدرسه مدیریت اسلون MIT) تماس گرفتم. مقاله ای درباره برنامه ریزی اشتباه، تعلل و تعهد با مارکوس برونرمایر از دانشگاه پرینستون.
پارکر توضیح داد: “همه ما سعی می کنیم اقداماتی انجام دهیم که منجر به نتایج احتمالی بهبود یافته در آینده شود، و هم امروز به ما انگیزه می دهد و هم باعث می شود احساس بهتری داشته باشیم.”
این در عمل چگونه به نظر می رسد؟ پاپاکنستانتینو این مثال را ارائه کرد: بگویید که یک کار برای تکمیل و سه روز برای انجام آن دارید. به جای اینکه بر اساس تجربه قبلی خود به درستی تخمین بزنید که کار، مثلاً، در مجموع ۱۲ ساعت طول می کشد تا تکمیل شود، “رویایی” می بینید که فقط هشت ساعت طول می کشد، که بلافاصله شما را خوشحال می کند. بنابراین، شما قصد دارید در روز اول لذت ببرید و در هر یک از روزهای بعد چهار ساعت کار کنید. اما، شگفت‌زده، وقتی آخرین روز فرا می‌رسد، مجبور می‌شوید بیشتر از حد انتظار کار کنید.
او گفت: «اشتباه برنامه‌ریزی منجر به این می‌شود که در نهایت مجبور شوید زیادتر از آنچه پیش‌بینی می‌کردید انجام دهید. به دلیل داشتن باورهای بهینه در مورد آنچه می توانید به طور واقع بینانه انجام دهید و نادیده گرفتن بسیاری از عوامل خارج از کنترل خود، در نهایت مجبور می شوید نزدیک به ضرب الاجل خود بیش از حد کار کنید و احتمالاً حتی آن را از دست می دهید.
آیا می توانیم بر اشتباهات برنامه ریزی غلبه کنیم؟
به گفته پارکر، حتی کسانی که مغالطه برنامه ریزی را مطالعه کرده اند، مستعد آن هستند. این یک پدیده اجتناب ناپذیر است. بنابراین، چه کاری می توانیم در طول مسیر انجام دهیم تا ما را در هدف نگه داریم و به ما در رسیدن به اهدافمان کمک کنیم؟
محققان چند پیشنهاد دارند.
نمای بیرون را بگیرید.
دانیل کانمن این را “درمان” اشتباه برنامه ریزی می نامد. دیدگاه درونی، طرز تفکر مردم معمولاً در مورد تصمیمات است: به صورت ذهنی، بر اساس تجربه، ترجیحات، و تعصبات شخصی خود. در مقابل، دیدگاه بیرونی مبتنی بر عینیت، داده ها و آمار است.
دفعه بعد که به تعویق افتادید، از خود بپرسید: چقدر زمان و تلاش برای انجام وظایف مشابه در گذشته مورد نیاز بوده است؟
اگر این کار برای شما کاملاً جدید است، تحقیق کنید. آیا کار شما منعکس کننده کار یک شرکت دیگر است؟ بررسی کنید که آیا اطلاعات قابل سنجش و در دسترس عموم در مورد زمان و هزینه های مربوط به آن پروژه ها وجود دارد یا خیر. اینترنت دوست شماست.
از طرف دیگر، می توانید از یک همکار بخواهید که در تخمین برای حذف تعصبات شما کمک کند. هر پروژه ای که شروع می شود، فکر می کند: “خوب، این نمی تواند آنقدرها هم سخت باشد.” پارکر می‌گوید: «در واقع خیلی راحت به نظر می‌رسد. این بسیار مفید است که در هنگام ناهار با همکارتان این ایده را مطرح کنید تا ببینید آیا آنها می‌توانند سوراخ‌هایی پیدا کنند و خوش‌بینی شما را پس بزنند.
کارشناسان، این برای شما هم صدق می کند. دست کم گرفتن زمان مورد نیاز یک اشتباه تازه کار نیست! چالش این است که تعصب خوش بینی خود را با واقع گرایی متعادل کنید.
زودتر و علنی متعهد شوید.
هر چه بیشتر کارها را به تعویق بیندازید، مشکل شما بدتر می شود. اینجاست که متعهد شدن به اقدام اولیه ارزشمند می شود. پارکر گفت: “ایده این است که کمی به خود فشار تعهد خارجی وارد کنید تا همه کار خود را به لحظه آخر رها نکنید.”
Papakonstantinou پیشنهاد می‌کند دستگاه‌های تعهد یا عناصر خارجی را که محدودیت‌هایی برای شما ایجاد می‌کنند و مجموعه انتخاب‌های در دسترس شما را محدود می‌کنند، بررسی کنید.
این دستگاه تعهد را در نظر بگیرید: تمام منابعی را که برای تکمیل کار خود به صورت آفلاین نیاز دارید جمع آوری کنید. سپس از هم اتاقی یا شریک خود بخواهید که وای فای را غیرفعال کند (بله، اوه) و تا زمانی که از روی میز خود بیرون نیایید و کارتان تمام شده است، اتصال را دوباره برقرار نکند.
جلوگیری از وسوسه گشت و گذار در وب، شما را از پرت شدن و تعلل بیشتر دور نگه می دارد. (آینده شما از شما سپاسگزار خواهد بود.)
شما می توانید روی “برنامه نویسی” مغز خود نیز کار کنید. تحقیقات نشان می‌دهد که با تنظیم برنامه‌های «اگر-آنوقت»، که «نیت‌های اجرایی» نیز شناخته می‌شود، می‌توانید با اشتباه برنامه‌ریزی مقابله کنید و احتمال به تعویق انداختن را کاهش دهید. ساختار ساده است:
اگر [وضعیت خاص رخ دهد]، آنگاه [این اقدام را انجام خواهم داد].
به عنوان مثال، اگر نزدیک ظهر به جای نوشتن بی‌هدف در حال تحقیق باشم، یک ناهار ۳۰ دقیقه‌ای استراحت می‌کنم تا دوباره انرژی بگیرم و تمرکز کنم. اساساً، هرچه در مورد زمان، مکان و آنچه که قصد انجام آن را دارید دقیق تر باشید – و برنامه های بیشتری برای تقویت اراده خود تنظیم کنید – احتمال اینکه آن را دنبال کنید بیشتر است.
“زمان بافر” را برنامه ریزی کنید.
به خاطر داشته باشید که همیشه عواملی خارج از کنترل شما وجود خواهد داشت و علاوه بر این، ممکن است توانایی های خود را دست بالا ارزیابی کنید. برای اطمینان از یک ضرب الاجل واقعی تر، برآورد اولیه خود را بگیرید و آن را تا ۲۵٪ افزایش دهید. اگر فکر می‌کنید راه‌اندازی ویژگی جدید چهار هفته طول می‌کشد، یک هفته دیگر را برای تأخیر در نظر بگیرید. سپس نقاط عطف متناوب را اضافه کنید (آنها را به عنوان ضرب الاجل کوچک در نظر بگیرید) تا شما را در مسیر راه نگه دارید.
ابزارهای فنی می توانند به شما کمک کنند تا این عمل را رعایت کنید. تنظیم هشدارهای تلفن همراه، استفاده از برنامه‌های یادآوری مانند Due یا Todoist، یا حتی استخدام شریک مسئولیت‌پذیری مجازی، می‌تواند مفید باشد.
همچنین می توانید از تقویم خود استفاده کنید تا شما را در مسیر درست نگه دارد. برای مثال، ساعات کاری را برای انجام کارهای متمرکز در روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه محدود کنید. در نظر بگیرید که چک-این های هفتگی را با ذینفعان خارجی یا هم تیمی ها تنظیم کنید تا شما را مسئول نگه دارد. (ناگهان هر شکاف زمانی موجود برای به پایان رساندن این پروژه خوب به نظر می رسد!) وقتی – نه اگر – با مشکلاتی مواجه شدید، ذخیره کردن بلوک ها از قبل به شما کمک می کند تا طبق برنامه به جلو بروید.
بدترین را فرض کن
گاهی اوقات بدبین بودن به صرفه است. برای کار مهم بعدی خود، با فرض مرگ آن شروع کنید. درست است: این رویکرد پیش از مرگ نامیده می شود، و مانند دوقلو مدیریت پروژه محبوبش، پس از مرگ، شامل بازتاب است، فقط این بار شما در حال تأمل در مورد آنچه ممکن است اتفاق بیفتد بر خلاف آنچه قبلا بوده است، هستید.
این استراتژی شامل تصور شکست خود یا تعیین اینکه چه چیزی قبل از اینکه واقعاً اشتباه شود، پیش خواهد رفت. با انجام این کار، بهتر می توانید مسائل بالقوه (اگر بعید) را پیش بینی کنید. و شما برای ایجاد یک برنامه پشتیبان مناسب به عنوان یک اقدام پیشگیرانه مجهز خواهید شد.
بیایید به مثال گزارشی که ممکن است آن را به تعویق بیندازید برگردیم. به جای اینکه تا هفته ای که قرار است شروع شود منتظر بمانید، زمانی که برای اولین بار تعیین شد – سه ماه قبل – یک پیش کشتار انجام دهید. راه هایی را که ممکن است از ریل خارج شود را شناسایی کنید: ممکن است به پروژه های دیگر کشیده شوید.
ممکن است فراموش کنید که زمان آن را در تقویم خود مسدود کنید. شما ممکن است اجازه دهید جزئیات روزانه (اهم، تازه کردن صندوق ورودی دائمی) شما را منحرف کند. اکنون که می دانید چه مشکلاتی ممکن است ظاهر شوند، می توانید فعالانه سعی کنید از آنها اجتناب کنید.
پارکر می‌گوید: «پیش از مرگ مفید هستند زیرا شما را در این فرآیند راهنمایی می‌کنند و با در نظر گرفتن اینکه چگونه چیزی اشتباه می‌شود، تمایل طبیعی به خوش‌بین بودن را تنظیم می‌کنند. “این فراتر از راهی است که یک فرد ممکن است بر اساس هزینه های شخصی خود برای از دست دادن ضرب الاجل (آسیب به شهرت، از دست دادن شغل خود و غیره) نظم و انضباط خود را انتخاب کند.
شما به طور مؤثر آنها را مجبور می کنید که واقعی تر از آنچه که به طور طبیعی هستند باشند، و این یک چیز بسیار مفید برای محل کار است، زمانی که تکمیل به موقع مهم است.
در حالی که حذف اشتباه برنامه ریزی از زندگی شما غیرممکن است، می توانید وجود آن را به صورت استراتژیک مدیریت کنید.
اجازه ندهید اشتباه برنامه ریزی اعتبار شما را از بین ببرد. به رویاهای بزرگ ادامه دهید و برنامه های خود را با مقدار زیادی واقع گرایی مبتنی بر شواهد تقویت کنید. وجدان شما (و کسانی که به کار خوب شما وابسته هستند) از شما برای آن تشکر خواهد کرد.
